הדפס      שלח לחבר

יציאה לשליחות והשהיה בחו"ל הינה תקופה מרתקת ומאתגרת לעובד עצמו ולא פחות למשפחתו. החשיפה לתרבות השונה, האנשים, הסביבה ואפילו האוכל יכולים להוות חוויה נפלאה ומרחיבת אופקים. אולם, אין לשכוח כי בתהליך זה טמונים קשיים רבים שחלקם נובעים מעצם ההסתגלות למקום החדש וחלקם מקורם בהכנה לא מספקת טרם המעבר. התמודדות והיערכות נכונה של המשפחה הינם צעד הכרחי בהצלחת השליחות.

הסטטיסטיקה מספרת כי למעלה מ- 20% משליחויות בחו"ל מסתיימות בכישלון. הסיבות העיקריות לכישלון אינן מקצועיות או קשורות לשליח עצמו, נהפוך הוא, השינוי והאתגר הם חוויה יוצאת דופן ומלאת סיפוק. מרבית השליחים מציינים את אי שביעות הרצון של המשפחה (בת הזוג, הילדים) כגורם העיקרי לכישלון השליחות כולה. נזכיר כי תהליך הניוד הינו יקר מאד ואי הצלחתו גורם לא רק לעוגמת נפש לשליח ומשפחתו אלא גם לבזבוז משאבי חברה אדירים (זמן, כסף ומעל לכל אובדן הזדמנויות עסקיות).

במאמר שלהלן נמנע מכניסה לפרטים הפורמאליים הקשורים לשליחות כגון אשרות שהיה, חוזה עבודה או תקציבי המחיה, אלא ננסה לסמן מספר נקודות כשל בעת מעבר של משפחה לחו"ל ובדרכים להתמודד איתם.

שילוח המטען
שילוח המטען האישי נחשב לעיתים כצעד טכני הכרחי אך פשוט. אולם, כדאי לזכור כי עבור המשפחה, מטען זה הוא יקר ערך ובלעדיו תתקשה להתחיל את החיים בארץ היעד. בנוסף, כדאי לזכור כי יתכן שיחלוף זמן מה בין הגעת המשפחה והגעת הציוד, יש ללמוד את תקנות המכס של ארץ היעד ובנוסף להשקיע מחשבה בבחירת ספק שילוח אמין ואיכותי אשר ידריך ויסייע. התהליך כולל שלושה חלקים, אשר בכל אחד מהם עלולות להתרחש תקלות:

אריזה והובלה יבשתית בארץ.

שילוח ימי או אווירי.

שחרור המטען מהמכס, הובלתו ופריקתו בארץ היעד.

בשלב מוקדם ככול האפשר מומלץ לקיים שיחה ראשונית עם החברה המבצעת את השילוח בו יסופקו פרטים ראשוניים בנוגע לנפח וטיב השילוח וכן תאריכים משוערים של ביצוע העבודה.
כמו כן יש להחליט מה ישלח ומה יישאר בארץ (לא כל מכשירי החשמל יוכלו לשמש אותך גם בארץ היעד).
זמני שילוח בין לאומי מדלת לדלת בדרך הים הם בדרך כלל 6-9 שבועות לארה"ב ואוסטרליה ו- 3-5 שבועות לאירופה, הובלה בדרך האוויר תמשך 10 ימים.
כדאי לשקול העברת מטען אישי והכרחי דרך האוויר, לימים הראשונים בארץ היעד - שיטה זו היא יקרה וכדאי לחשוב היטב לפני שמחליטים מה ישלח או מה משקל הציוד שישלח בדרך זו.

מציאת מגורים בארץ היעד
אולי המרכיב העיקרי בתהליך המעבר. זהו תהליך הדורש הכנה ותכנון מדויקים: יש לדעת מהם האזורים בהם מעוניינים? כיצד לבצע את חיפוש הדירה?( עיתון, מתווך, חברת ניוד) מהו תקציב הדיור? מה הן ההוצאות הנלוות?(ערבויות, מיסים, שירותים, גינון, אחזקת בריכה,שומר, ביטוח). כיצד נחתם חוזה השכירות? האם יש לבצע תיקונים בדירה?

שאלות אלו הנן כבדות משקל והתשובות עליהן משפיעות על כל חלקי התהליך ורצוי להקדיש להן את מלוא המחשבה וכן להתייעץ עם גורמים בעלי ניסיון, לחפש מידע באינטרנט ומחברים לעבודה. להלן מספר קריטריונים המשפיעים על קבלת ההחלטה לאזור המגורים. מובן שסידור של הרשימה הזו תלוי בסדר העדיפויות של העובד ומשפחתו.
1. תקציב
2. מיקום בית הספר/גן הילדים
3. מיקום המשרד
4. איתור שכונות "טובות" ובטוחות
5. אזור המגורים של בני משפחה, חברים, קהילה ישראלית, חברים לעבודה
6. קירבה לאזורי בילוי ופנאי

נזכיר כי מומלץ להיעזר בשירות משפטי לצורך עריכת חוזה השכירות על מנת להבטיח כי לא יתקבלו סעיפים מקפחים, ובנוסף על כך יצוינו - סעיף ביטול החוזה במקרי חירום, אופציה להארכת חוזה ואחריות בעל הבית לתיקונים. במקרים רבים התבקשנו לטפל בעובדים ששליחותם הופסקה לפני הזמן מסיבות שונות ושבחוזה השכירות שלהם לא הופיע סעיף דיפלומטי (המאפשר הפסקת החוזה לפני סוף תקופת השכירות). היעדרות סעיף זה גררה את העובד והחברה לבזבוז זמן ותשלום פיצויים גבוהים שהיו יכולים להימנע על ידי השקעה בניסוח חוזה מתאים.

סיור מקדים בארץ היעד
חשיבות הסיור המקדים בארץ היעד היא מכרעת לצורך מעבר חלק, וויתור על סיור מקדים כחלק מתרבות ה"סמוך, יהיה בסדר" מביאה לעיתים לכישלון במעבר כולו. כך לדוגמא, טיפלה חברתנו בעובד שחתם על חוזה שכירות דירה בנסיעה עסקית לפני השליחות עצמה ומבלי שאשתו יכלה לראות את הדירה מראש. כשהגיעה המשפחה ליעד השליחות ובת הזוג ראתה את הדירה היא פסלה אותה ודרשה למצוא דירה אחרת. ביטול החוזה עלה לחברה בסכום גבוה ביותר (דמי שכירות של שלושה חודשים) שלא לדבר על הזמן שהמשפחה נאלצה לבלות בבית מלון ומעבר לכל, העובדה שכל השליחות החלה "ברגל שמאל".
מאחר ולסיור זה מטרות רבות כגון הכרות עם מקום העבודה החדש, מציאת מגורים, בחירת מוסדות חינוך, יש להקפיד על ניצול הזמן בצורה יעילה ולתכנן מראש את סדר הפגישות. בעת הביקור הבא כבר יתווסף הלחץ מהתפקיד החדש ומדרישות המשפחה לכן זו העת לקבל החלטות טובות בראש נקי וללא לחץ. כדאי לאתר בית או דירה בה אתם מעוניינים ולחתום את חוזה שכירות בסיור המקדים עצמו, או לפחות להתחיל את התהליך שיוביל לחתימה לפני מעבר המשפחה לחו"ל. דחייה של החלטה זו יכריח אתכם לשהות בבית מלון או בדיור זמני אחר עד שתמצאו בית, תנהלו משא ומתן עבורו, תחתמו על חוזה שכירות ותוכלו לעבור ולגור בבית החדש.

גנים ובתי ספר
הבחירה במוסד החינוך המתאים חשובה לא פחות מבחירת מקום המגורים עצמו.
על מנת לבחור במוסד המתאים יש לקבוע פגישות עם מנהלי המוסד החינוכי, לברר את תנאי ההרשמה, מערכת ההיסעים וסידורי האבטחה. מומלץ להתחיל לטפל במציאת בית ספר מתאים מוקדם ככל הניתן וככל שתרבו באיסוף מידע רלוונטי - כך ההחלטה תהיה נכונה יותר לטובת ילדיכם. שאלו את מי שרק אפשר: חברים שהיו או חברים שנמצאים; יועצי ניוד של החברה; ואפילו אצל הרשויות. כדאי לברר בבית הספר הנוכחי בישראל מה יהיו הדרישות מילדכם בעת שובכם ארצה. רשימה זו יש להציג לבית הספר ולוודא כי אכן ילדכם יוכל לעמוד ביעדים אלה.
אל תהססו לבקר במספר בתי ספר ולבחון אותם באופן יסודי - החל מצוות המורים, עבור למיקום בית הספר ועד לתלמידים במוסד. אל תתביישו לשאול את השאלות, ולו המביכות או המובנות מאליהן.
בתי הספר דורשים בדרך כלל תעודות ומסמכים ממוסד הלימודים הקודם וחלקם אף עורך מבחני התאמה.

חיות מחמד
מעבר ממדינה למדינה של בעלי חיים אינו פשוט ואינו זול. למדינות מסוימות לא ניתן להכניס בעלי חיים מישראל. מומלץ לבדוק עם חברת השילוח את הפרטים המדויקים על חוק ההסגר הספציפי לכל בעל חיים. בכל המקרים נדרשים חיסונים ותעודות תקפים וכן אישור בריאות מווטרינר מוסמך. שילוח בעל החיים דורש הכנות להן צריך להיערך מבעוד מועד. אל תחכו לרגע האחרון, אחרת מוקי יישאר בבית...

בנית לוח זמנים נכון
על מנת לחבר את חלקי הפאזל המורכב יש לבנות לוח זמנים שיאפשר מעבר ללא השהיות, עלויות ועיכובים מיותרים. כמו כן, לא תמיד תהיה התאמה בין צרכי המעסיק\ התפקיד וצרכי המשפחה בעניין זה. יש להבהיר את אי ההתאמות ולמנוע, ככל האפשר, ערפול ואי בהירות ביחס ללוח הזמנים של המעבר.

תאריך סיור מקדים-
לאור חשיבותו הרבה, נזכיר כי מועדי הסיור תלויים במספר גורמים: תאריך המעבר בפועל, חגים, מועדי פגישה עם נציגי החברה, פעילויות בתי-ספר וגני ילדים. כמו כן על הסיור המקדים להיות סמוך למועד המעבר אך מוקדם מספיק כדי להתכונן למעבר בנחת.
זמן מומלץ הוא כ 8-6 שבועות טרם המעבר.

תאריך אריזת החפצים-
האם עדיף לשהות בארץ ללא הריהוט או שעדיף להמתין לו בארץ היעד? הכלל הוא פשוט, ככול שהאריזה תתבצע מוקדם כך המטען יוכל להשתחרר מהר יותר בארץ היעד. קשה לקבוע איזה פתרון עדיף והתשובה תלויה בהעדפה האישית. חשוב לבקש מחברת השילוח הערכת זמנים להגעת המטען.

תאריך כניסה לדירה-
יתכן ולא תהיה התאמה מלאה בין תאריך הכניסה לתפקיד החדש ולבין מועד הכניסה לדירה והגעת המטען האישי, לכן יתעורר הצורך לשהות במלון או בדיור זמני שעלותם גבוה. חווית מגורים עם משפחה בבית מלון יכולה להפוך לא רק ליקרה כי אם לקשה ומטרידה לכן יש לשאוף לצמצמה ככול האפשר. בנוסף מתאריך הכניסה לדירה החדשה נגזרים מרכיבים רבים: מועד הניקיון, הגעת המשלוח, תחילת חוזה השכירות, חיבור קווי טלפון, כבלים ותחילת תשלום חשבונות. כל עיקוב או שיקול מוטעה עלול לגרום לבזבוז כסף רב ולסבל מיותר למשפחה.

התאקלמות
ההתאקלמות במקום החדש היא חוויה שאפשר להשוותה לתחושה של ילד קטן שמגיע למקום חדש ולא מוכר. תנסה/י להיזכר איך הרגשת בטיול בחו"ל ביום הראשון - מעט חוסר בטחון, לא ברור מה מותר ומה אסור, כיצד נוסעים באוטובוס? איפה נמצאת תחנת האוטובוס? כיצד אדע מתי לרדת? כמה זה עולה? ועוד.
ההתאקלמות היא חוויה שכדאי לנצל וליהנות ממנה - להכיר אנשים, מקומות ומנהגים חדשים, להיות קצת הרפתקן לכמה ימים ולנסות מראות וטעמים חדשים ולא מוכרים.
את העזרה בהתאקלמות אפשר לקבל מחברים מקומיים או מישראלים אחרים, אבל ללא ספק כדאי לקבל עזרה מחברה מקצועית שכבר סייעה לאלפי עובדים ואשר תמנע ממך לעשות טעויות שיגרמו לעוגמת נפש, בזבוז זמן וכסף. שליחים רבים נוטים לזלזל בשלב הזה ולבטלו כלאחר יד: "נסתדר, מה הבעיה? זו לא הפעם הראשונה בחו"ל". זה נכון, ודאי שאפשר להסתדר אולם חיים במקום חדש אינם דומים לטיול. קבלת עזרה בהתאקלמות תוך כדי הסיור המקדים וכמובן, לאחר הכניסה לבית החדש יכולים לחסוך עוגמת נפש רבה ומתח שהם בעיקר נחלתם של בן הזוג והילדים. תהליך קליטה טראומטי לא אחת גורם לכישלון השליחות וחזרת העובד או משפחתו הביתה מוקדם מהצפוי.
מנהל בכיר בחברה גדולה שנסע לשליחות בארה"ב המשיך להשתמש ברישיון הנהיגה הישראלי שלו ולא דאג להוצאת רישיון נהיגה מקומי. לאחר למעלה משנה בשליחות היה המנהל מעורב בתאונת דרכים. רק אז גילה המנהל שחברת הביטוח אינה מכירה באחריות לנזקי התאונה מאחר שלא נשא עליו רישיון נהיגה בר תוקף בעת התאונה (ברוב מדינות ארה"ב יש להוציא רישיון נהיגה מקומי תוך שלושה חודשים). למזלו של המנהל נגרם נזק רק לרכבים ולא היו כל פגיעות בגוף כתוצאה מהתאונה...

ההתאקלמות יכולה לכסות את הנושאים הבאים:

• חיבור הבית/דירה לחשמל, מים, טלפון, כבלים ואינטרנט
  
• מידע כתוב על ארץ היעד - היסטוריה, תרבות, אטרקציות לטיול ועוד.
  
• מפות של ארץ היעד, העיר והסביבה.
  
• סיור אוריינטציה בעיר המגורים ובשכונה.
  
• מידע על:
  
• שירותי בריאות
  
• תחבורה ציבורית
  
• אנשי שירות: ניקיון, חשמלאים, שרברבים ועוד
  
• שירותים קהילתיים: דואר,
  
• בתי כנסת
  
• מועדוני כושר ופנאי
  
• פעילויות לרווקים
  
• מידע על מסעדות ומקומות בילוי
  
• רשתות מזון מהיר ומשלוחים
  
• מרכזים תרבותיים
  
• שירותים שכונתיים: מכולת, מספרה, מכבסה וניקוי יבש, סופר מרקט הפתוח 24 שעות ועוד.
  
• נושאים אחרים בעלי עניין לעובד ולמשפחתו
  
• עזרה בהוצאת תעודת תושב או כל דרישה ביורוקרטית אחרת
  
• פתיחת חשבון בנק
  
• הוצאת רישיון נהיגה מקומי
  
• קו פתוח לשאלות והבהרות במשך 1-6 החודשים הראשונים
  
  

סיכום
ניסינו להביא לתשומת ליבך מבט נוסף על השאלות העומדות בפני שליח היוצא לחו"ל עם משפחתו או לבד. אנו מקוים שהמאמר יצליח לעזור ולכוון אותך בתכנון השליחות ובהכנות לקראתה.
דרך צלחה.

KOBI Neman is a Project Manager in ORI, the leading Global HR and Relocation company in Israel. kobin@oriil.co.il