הרשמה לניוזלטר
שלח דוא"ל: שם משפחה: שם פרטי:

Relocation: התהליך הנכון – מדריך למנהל משאבי האנוש

מאת: ישראל פרומן*		 הדפס         שלח לחבר
לפני מספר שבועות התקשר אלינו מנהל משאבי אנוש של חברת תוכנה גדולה. לפי טון הקול היה ברור שהמדובר הוא בשיחת SOS, אחת מני רבות המגיעות אלינו. המנהל סיפר לנו שהחברה החליטה להעביר מנהל בכיר מישראל למשרדיה בבריטניה וקיבלה היום תשובה שלילית משלטונות ההגירה בבריטניה לבקשת אשרת העבודה. בשלב זה ביקש מנהל משאבי האנוש את רשותנו לצרף לשיחה את המנהל המועמד ל-relocation. שאלנו מספר שאלות הבהרה והבטחנו, כמקובל במקרים שכאלו, לפעול מיידית ולעשות את המיטב שביכולתנו. מן הטלפון עלה קולו המיואש של המנהל "אתם חייבים להבטיח לי שתצליחו! אשתי התפטרה כבר ממקום העבודה שלה, לילד עשינו מסיבת פרידה בגן, את הבית שלנו כבר השכרנו והמכולה עם הציוד שלנו כבר בים....".

נשמע מוכר? כל מנהל משאבי אנוש ישראלי שהיה מעורב בנושא ה-relocation יכול לספר מניסיונו האישי סיפורים מסמרי שיער דומים. מה לעשות ותנאי היסוד לתהליך relocation נכון (תכנון מראש, סדר נכון של תהליך, הקפדה על פרטים, הימנעות מקיצורי דרך) אינם, בלשון המעטה, מתכונות המצוינות של הארגון הישראלי הטיפוסי? הנטייה הישראלית המוכרת לאלתר, ל"חתוך פינות" ולקדש את התוצאות על פני התהליכים היא בעייתית בהרבה נושאים. על אחת כמה וכמה בנושא מורכב כל כך של ה – relocation, המערב בתוכו נושאים מתחומים שונים ומורכבים (כמו בעיות משפחתיות, חוקי מס, חוקי הגירה, ביטוחים שונים ועוד).

במאמר זה נציג את תהליך ה - relocation "הנכון". ברור לנו שהמציאות והלחצים המופעלים על מנהל משאבי האנוש מחייבת אותו ל"כופף" מדי פעם את התהליך. אך בהמשלה למאמרו של אחד מ"האבות המייסדים", יצחק בן-אהרון, "מדוע האידיאולוגיה שלי קיצונית? כי המציאות מחייבת אותך להתפשר כל הזמן. אם כבר התפשרת באידיאולוגיה שלך, על מה נותר לך להתפשר?...". באותו אופן אנו מאמינים שיש להגדיר תהליך relocation מוגדר ומסודר כדי שגם אם נצטרך לבצע פשרות נדע על מה אנו מתפשרים, מהם המחירים אותם אנו משלמים ומהן התוצאות האפשריות.


סינון ראשוני של מועמדים ל - relocation

לפני הפניה למועמד ל - relocation יש לבצע מספר בדיקות:
היכולת להוציא אשרת עבודה לארץ היעד – לא כל מועמד עומד בדרישות הסף לקבלת אשרת עבודה בארץ היעד. כך לדוגמא, עובד שגויס לחברה בארץ רק לפני מספר חודשים, לא יהיה זכאי לאשרת עבודה במקרים רבים בארה"ב. יש לבדוק את תנאי הבסיס של העובד (ותק בחברה, השכלה אקדמית, ניסיון בעבודה, אזרחות) לפני ש"מוציאים את הפקק מהבקבוק".

המצב הרפואי של המועמד ובני משפחתו – נכון שזה נשמע מאוד לא "הוגן" ולא שוויוני - אך מנהל משאבי אנוש ייטיב לעשות באם יבחן את המצב הרפואי של העובד ובני משפחתו. ביצוע בדיקה שכזאת לאחר הפניה לעובד היא, במקרים רבים, מאוחרת מדי. כך, לדוגמא, היה המצב של עובד שאחד מילדיו סבל מבעיות שמיעה ונזקק למסגרת חינוכית מיוחדת. לאחר מספר חודשים של בדיקות, כשהחברה, העובד ומשפחתו נמצאים כבר בתהליך ה- relocation, התברר שאין מסגרת חינוכית מתאימה באזור היעד שתהיה מוכנה לקלוט ילד שאינו דובר את השפה המקומית. לפני כשנה נפגשתי עם קבוצת עובדים המיועדת ל- relocationכשלפתע התמוטט אחד העובדים והתברר שהוא עובר התקפה של מחלת נפילה. בחברה ידעו שהוא סובל מהמחלה אך סברו שלא נכון להפלות אותו לרעה. לקח לי זמן רב להסביר לחברה את הסיכון שהם לוקחים על עצמם.
בהקשר זה יש להזכיר שיש צורך לבטח את העובדים ובני משפחותיהם בתקופת ה - relocation. למותר לציין שחברות הביטוח לא יהיו מוכנות לבטח עובד או בן משפחה עם בעיה רפואית קיימת (או, למצער, יהיו מוכנים לספק ביטוח רפואי המחריג את הבעיה הרפואית הקיימת). כמו כן, יש לציין שגם הריון קיים מסווג על ידי חברות הביטוח כ"בעיה רפואית קיימת" אותה לא יהיו מוכנים, ברב המקרים, לבטח.

הנתונים המשפחתיים של המועמד – מומלץ לבחון את כל ההיבטים המשפחתיים האפשריים העשויים להשפיע על הצלחת ה – relocation. הורה קשיש הסובל ממחלה כרונית, ילד עם בעיות למידה, ילד בשירות צבאי. כל אלו הם בעיות שניתן להתמודד איתן אך יכולות בהחלט לפגוע בשליחות.

דיון ראשוני עם המועמד ל - relocation

לאחר שהתקבלה ההחלטה יש לקיים דיון עם העובד המיועד ביחס לכל ההיבטים של השליחות (התפקיד המוצע, ההשפעה שיש לתפקיד על הקריירה של העובד, אזור היעד ואיכות החיים שבו, השלכות משפחתיות, בעיה רפואית לעובד או אחד מבני משפחתו). מומלץ להיפגש בשלב זה גם עם בן/בת הזוג כדי לקיים עימם שיחת יעוץ וכדי לנסות לבחון בעיות אפשריות. יש להדגיש בפני העובד שבשלב זה עדיין לא התקבלה החלטה סופית והנושא הוא בבדיקה ראשונית בלבד.

לאחר הדיון הראשוני עם המועמד ובן/הזוג יש ל"חזור לשולחן הדיונים" ולקבל החלטה באם להמשיך את התהליך. נכון שבשלב הזה העובד כבר בתמונה והציפיות כבר קיימות. עדיין, עדיף ל"הרים דגלי אזהרה" (במידה וקיימים) בשלב זה כשהנזק היחידי שעלול להיגרם הוא אכזבה לעובד ובני משפחתו.

הצעת relocation

כמו שלא נכון לשלוח מועמד לעבודה להדרכה על חשבון החברה לפני שסגרתם עמו את תנאי השכר כך הדבר גם במועמד ל – relocation. הנטייה של הרבה ארגונים בשלב זה היא לעבוד בו זמנית על כל הנושאים הרלוונטיים כדי "לחסוך בזמן". הבעיה היא שבהרבה מקרים לעובד יש ציפיות לא ריאליות ביחס לשכר אותו הוא עומד לקבל בחו"ל. יש לזכור שהמדובר הוא בתנאי שכר, רמת מיסוי, רמת יוקר מחיה ורמת ביטוח סוציאלי אותם הוא לא מכיר והמידע שלו מגיע, בדרך כלל, באופן חלקי וממקורות לא אמינים (סקר שכר באינטרנט, חבר של חבר שעובד באותו אזור וכו').

ככל שמנהל משאבי האנוש ידחה את סגירת חוזה ההעסקה בחו"ל יגבר עליו הלחץ לשלם כל מחיר לעובד. ככל שההצעה מתעכבת מתחילה להתגבש בשטח מציאות "לא-רוורסבילית": העובד כבר פגש את המנהלים החדשים שלו בחו"ל (או אפילו את השותפים העסקיים/לקוחות אותם הוא עומד לשרת), החברה כבר הגישה בקשה לאשרת עבודה, בת הזוג כבר הודיעה על עזיבת העבודה והחברה כבר שילמה דמי הרשמה לבית הספר בחו"ל. "לסגור את ה - relocation בכל מחיר" היא מדיניות שהתבונה שלה מפוקפקת. מעבר לכך שאף פעם לא נכון לשלם לעובד שכר ותנאי שכר שהם מעבר לתנאי השוק, יש לקחת בחשבון שכל דבר ששילמתם/מימנתם לעובד מסוים ישפיע על מה שתצטרכו לשלם/לממן לעובדים אחרים בשליחות relocation (בהווה ובעתיד).

לסיכום: הדוף את כל הלחצים ל"התקדם בכל החזיתות" (push-back היא מילת המפתח בשלב זה), הכן הצעת relocation מסודרת ומפורטת הכוללת את כל תנאי השכר ותנאי ההעסקה, ספק הסבר מלא לעובד על השלכות המס, יוקר המחיה והביטוח הסוציאלי, נהל משא ומתן בתוך לוח זמנים מוגדר וסכל ניסיונות ל"קביעת עובדות בשטח" לפני שהמועמד חתם על ההצעה. הסר דאגה מלבך, בשום פנים ואופן אין זה סוף תהליך ההתדיינות עם המועמד על תנאי והטבות השכר. זאת תמשיך עוד חודשים רבים (לעתים עד סוף תקופת ה – relocation...). אך כמאמרו של יצחק בן-אהרון, אותו הזכרנו קודם לכן, לפחות יהיה לך מהיכן להתגמש...

הוצאת אשרת עבודה

מיד עם חתימת העובד על הסכם ה – relocation יש להתחיל באופן מיידי בתהליך אשרת העבודה. נכון שבמספר מדינות התהליך הוא קצר יחסית (בעיקר במדינות APAC בהן התהליך אורך מספר שבועות מועט) ובמספר מדינות ניתן "לקנות" תהליך מזורז (כמו בארה"ב), אך במדינות רבות התהליך נמשך מספר חודשים (כמו איטליה, ספרד וצרפת). בנוסף לכך יש להביא שלושה גורמים נוספים המאריכים את לוח הזמנים:
  1. על החברה לספק מידע, להכין מסמכים, לתרגם מסמכים ולהמציא אישורים נוטריונים. כל חברה משוכנעת שתסיים את חלקה בתהליך תוך מספר ימים אך עדיין לא פגשנו בחברה שלא נזקקה לפחות למספר שבועות לצורך כך...
  2. יש לזכור שכל מדינה דורשת שחברה מקומית תגיש את הבקשה לאשרת העבודה. במקרים רבים נשלח העובד למדינה בה אין עדיין לחברה חברת בת או ישות אחרת שיכולה להגיש את הבקשה לאשרת העבודה. במקרים אלו יש לקבל החלטה על הקמת חברת בת (תהליך שיכול להיות ארוך בפני עצמו) או ללכת על חלופות אחרות (מפיץ, שותף עסקי, representative office) הדורשות גם כן זמן לא מועט.
  3. וצאת אשרת העבודה על ידי רשויות ההגירה במדינה המארחת אינה סוף התהליך. כך, לדוגמא, לאחר קבלת האישור לויזת עבודה בארה"ב יש לקבוע ראיון לעובד עם הקונסול האמריקאי בארץ (זמן המתנה של עוד מספר שבועות) שרק הוא מעניק לעובד את הויזה.

ככל שהוצאת אשרת העבודה ידחה כך יגבר הלחץ על מנהל משאבי האנוש לשלוח את העובד (ובמקרים רבים גם את בני משפחתו) לארץ היעד עם אשרת עסקים/תייר. הדבר אפשרי במקרים רבים אך אינו חוקי (בשום מדינה לא מותר לאזרח זר לעבוד ללא אשרת עבודה, למעט נושא דרכון אירופי במדינות ה-EU), חושף את העובד ואת החברה לסיכונים מיותרים ומחייב את החברה לתדרך את העובד כיצד לא לומר אמת (כלומר, לשקר) לפקידי ההגירה במדינת היעד...

הוצאת פוליסת ביטוח רפואי

לא ניתן לשלוח עובד ומשפחה לחו"ל מבלי לדאוג לכיסוי רפואי. בחלק ממדינות היעד קיימת תכנית ביטוח רפואי של חברה הבת (כמו בארה"ב) ובחלק מהמדינות ניתן לשקול גם שימוש בביטוח הבריאות הממלכתי (כמו בריטניה וגרמניה). יחד עם זאת, ברב המדינות יש צורך בהוצאת פוליסה של ביטוח רפואי. למרות שכבר בדקנו את המצב הרפואי של העובד ובני משפחתו בשלבים הקודמים, הניסיון מלמד שגם בשלב זה צצות הפתעות. ניתוח שהעובד עבר לפני 15 שנה, בעיה רפואית כרונית שהעובד לא סובל ממנה בחיי היום-יום, אירוע רפואי בעברו של העובד, כל אלו דוגמאות שנתקלנו בהן בחודשים האחרונים ושגרמו לעיכוב בתהליך או לביטולו. יש לקבל החלטה בשלב מוקדם של התהליך על מהות הביטוח הרפואי (ביטוח מקומי של חברת הבת, ביטוח רפואי ממלכתי, ביטוח רפואי מקומי, ביטוח רפואי בין-לאומי) ולוודא שהעובד וכל בני משפחתו הם ברי-ביטוח.

יעוץ ביטוחי

תשעה מכל עשרה עובדים ישראלים היוצאים ל – relocation מפוטרים מעבודה בחברה הישראלית ומועסקים על ידי חברה במדינת היעד. הדבר חושף את העובדים בכל נושאי הביטוח הסוציאלי שלהם: ביטוח לאומי בישראל (כולל ביטוח הבריאות הממלכתי), ביטוח חיים, ביטוח אובדן כושר עבודה וחסכון פנסיוני. בחלק גדול של המקרים העובדים לא מודעים כלל לגודל החשיפה הביטוחית שנגרמת להם. על מנהל משאבי האנוש לוודא שהעובד מקבל יעוץ מקצועי בנושא (בשום פנים ואופן לא על ידי סוכן הביטוח של החברה שיהיה תמיד אינטרסנט בנושא...) שיאפשר לו להבין את משמעות והיקף החשיפה הביטוחית ולקבל החלטות כיצד להתמודד אתה (להמשיך את חלק הריסק בביטוח המנהלים/קרן הפנסיה שלו, לקחת ביטוח רפואי משלים, לשלם דמי מינימום לביטוח הלאומי בישראל, להשתמש בתכניות חסכון פנסיוני במדינת היעד).

יעוץ מס

כל מדינה מחייבת במס עובד שחי בה ומקבל שכר על עבודה שהוא מבצע בה. עובדים ישראלים ב – relocation אינם יוצאים מהכלל בנושא זה (למרות שבמקרים רבים נתקלנו בציפייה שכזאת...). על העובד לקבל יעוץ ביחס לחוקי המס במדינת היעד, לחוקי המס של מדינת ישראל ביחס לישראלים שעובדים בחו"ל ולאמנות למניעת כפל מס ביו ישראל לבין מדינת היעד.

ביקור מקדים באזור היעד

ביקור מקדים של העובד ובן/בת הזוג באזור היעד משפר את תהליך ההסתגלות באופן דרמטי. ביקור שכזה מפחית את עוצמת ה"שוק התרבותי" שמתלווה תמיד לתהליך relocation ומאפשר לבני הזוג להתחיל את תהליך ההתמקמות מוקדם ככל שאפשר. בביקור זה יכולים בני הזוג לחפש דירה (ככלל, אנו ממליצים לשאוף למצב שבו ניתן לסגור חוזה של שכירת דירה כבר בשלב הביקור המקדים כדי להימנע מהצורך לשכן את המשפחה בבית מלון), לרשום את הילדים בבית ספר (במקומות רבים יש להירשם בבית הספר מוקדם ככל האפשר כדי להבטיח מקום) ולהתחיל לבחון אפשרויות תעסוקה לבן/בת הזוג (מדינות רבות מקנות היום אשרות עבודה גם לבני זוג של expatriates).

משלוח מטען אישי

משלוח מטען אווירי יכול להמשך מספר שבועות ומשלוח מטען ימי יכול להמשך מספר חודשים. יש לכוון את העובד לקבל החלטה מוקדמת ככל האפשר מה הוא מתכוון לשלוח לארץ היעד, באיזה אופן (אווירי או ימי) ומתי (האם הוא מעדיף להיות בלי המטען האישי בארץ או בחו"ל). בהקשר זה יש לבחון גם אפשרות של השכרת ריהוט בארץ או בחו"ל.

* ישראל פרומן, מנכ"ל ORI, בעל ניסיון של 18 שנים בייעוץ בינלאומי בתחום משאבי אנוש, יעוץ בנושא חבילות שכר והטבות בשווקים גלובליים, הדרכה בנושאים בין-תרבותיים ורילוקיישן.
הגבלת אחריות